Zprávy 3-4/13

Ročník 13, Číslo 3-4 (prosinec 2005)

Zásady plánování, financování a vyúčtování projektů organizovaných ČPS a dotovaných RVS

1. Žádosti o dotace na další kalendářní rok se podávají během září prostřednictvím hospodáře společnosti. Formulář je možno stáhnout z webových stránek RVS: www.cas.cz/rvs. Při plánování celkové částky, podílu dotace, materiálních nákladů a služeb, i vedení účetnictví, je vhodné vycházet ze zkušeností pořadatelů minulých akcí tak, aby se předcházelo opakování stejných chyb. Vyplněný formulář (mimo poslední stránku o rozpočtu společnosti) podepsaný organizátorem akce se odevzdá hospodáři společnosti minimálně 1 týden před konečným termínem podání projektu tak, aby bylo možno včas zajistit všechny formální náležitosti požadované RVS.
2. Dotace nesmí tvořit více než 70% celkových výdajů (doporučuje se žádat o cca 30%)
3. Podle zásad financování projektů dotovaných RVS musí být plánovaný rozpočet dodržen a dotace musí být čerpána v plné výši a skladbě tak, jak byla schválena. Nesmí se použít na výdaje, které přímo nesouvisejí s akcí.
4. V konečném vyúčtování nesmí celkové příjmy převýšit výdaje, akce nesmí být zisková, ale neměla by být ani ztrátová. Získané prostředky (konferenční poplatky, příjmy od firem za pronájem reklamní plochy apod.) musí být minimálně ve výši naplánovaných výdajů. Při plánování projektu je však třeba počítat i s následnými výdaji za tisk abstrakt a další dodatečné výdaje hrazené z účtu ČPS, mimo plánovaný rozpočet akce. Doporučuje se proto získat více prostředků než je naplánováno na vlastní akci a přebytek uložit na účet ČPS k pozdějšímu použití.
5. Výši konferenčního poplatku a jeho případné snížení pro studenty, členy ČPS apod., případně snížení dalších poplatků studentům, si určují organizátoři sami na základě předběžné kalkulace nákladů.
   Do vyúčtování cestovních příkazů se konferenční poplatek nezahrnuje!!!
6. Po skončení akce organizátoři co nejdříve (nejlépe do 1 měsíce) předloží pokladníkovi ČPS:
   1. seznam účastníků s uvedením zaplacených poplatků za ubytování a stravu, včetně kopií příjmových dokladů a dokladu o zaplacení poskytovateli ubytování a stravování (vede se mimo a nezahrnuje se do vlastního vyúčtování akce)
   2. vyúčtování akce v souladu s projektem

Pravidla pro vyúčtování projektu dotovaného RVS

1. Všechny výdaje a příjmy musí být doloženy očíslovanými výdajovými a příjmovými lístky podepsanými hlavním organizátorem akce a musí souhlasit s písemně předloženým celkovým vyúčtováním (seznam všech příjmových a výdajových položek podle čísel na výdajových a příjmových lístcích).
2. Výdaje musejí být rozděleny podle plánu (dotace x vlastní zdroje, materiál x služby)
3. Z příspěvku, získaného dotací RVS, nelze hradit občerstvení ani dary. Dotace je určena pouze na úhradu nezbytných nákladů projektu, jsou uznávány pouze výdaje přímo související s cílem akce uvedeným v žádosti o dotaci (nájem konferenčního sálu, cestovné pro studenty, materiál a služby přímo související s akcí).
4. Občerstvení a výdaje na reprezentaci se vykazují ve výdajích hrazených z jiných (vlastních) zdrojů než dotace (konferenční poplatky, příjmy z pronájmu výstavní plochy apod.).
5. Příspěvky firem musí být vedeny jako „pronájem výstavní plochy“, apod., nikoliv jako sponzorské dary.
6. Výbor na svém zasedání 8.11.2005 rozhodl, že cestovní výdaje se budou proplácet těm studentům bakalářského, magisterského nebo postgraduálního studia, kteří budou na konferenci aktivně prezentovat přednášku nebo poster (vždy pouze jeden z kolektivu autorů), a to bez ohledu na jejich členství v ČPS.
7. Cestovní výdaje lze zahrnout do výdajů hrazených z dotace po předložení:
   • vyplněného cestovního příkazu (začátek a konec cesty podle časového harmonogramu akce)
   • potvrzení o zaplacení výdajů (doprava, ubytování)
   • vyplněného formuláře dohody podle § 51 Občanského zákoníku (k dispozici u hospodáře nebo ke stažení na www stránkách ČPS), s uvedením čísla účtu u českého bankovního ústavu
   • položky za stravné se na cestovním příkaze nevyplňují, budou doplněny hospodářem ČPS ve výši spodní hranice zákonných limitů platných pro příslušný rok
   • konferenční poplatek se neproplácí, doklad o zaplacení se nepřikládá, stejně jako účty za stravování
   • za správné vyplnění cestovních příkazů a dohody odpovídá organizátor akce, který všechny dokumenty podepisuje.
8. K vyúčtování se přiloží seznam účastníků s uvedením výše zaplacených konferenční poplatků (seznam studentů, kterým se hradí cestovní výlohy se vede samostatně).
9. K vyúčtování se přiloží program akce s uvedením časového harmonogramu.
10. Na zasedání dne 8.11.2005 výbor odsouhlasil odměnu pro organizátory protozoologických a helmintologických dnů v roce 2006 ve výši 5 000,-Kč na každou akci. Odměna bude vyplacena z finančních zdrojů ČPS po ukončení a řádném vyúčtování akcí.

Konečné vyúčtování akce na předepsaných formulářích provede hospodář ČPS ve lhůtě stanovené RVS.